Typischer Arbeitsablauf

Vom Erstkontakt mit dem Kunden bis zur Schlussrechnung — der typische Weg eines Projekts durch Rapport.

Übersicht

  Kunde     →     Offerte    →    Projekt    →    Zeit   →    Akonto   →    Schluss
 anlegen        erstellen       (aus Offerte)   erfassen    -Rechnung      -Rechnung
                                                                  ↓
                                                              QR-Schein

1 · Kunde anlegen

Kunden → Neu — siehe Einrichtung § 3.

Falls der Kunde später bestellt, lassen sich alle gesammelten Daten (Adresse, Honorartyp) direkt übernehmen.

2 · Offerte erstellen

Offerten → Neu

Mit PDF exportieren — fertige Offerte für den Kunden.

Offerten-Status

3 · Offerte → Projekt

Bei Status “Angenommen”: Knopf “In Projekt konvertieren”.

Das erzeugt:

• Ein neues Projekt mit den Daten der Offerte (Kunde, Bezeichnung, Honorar, Phasen)
• Eine Verknüpfung zwischen Offerte und Projekt
• Die Offerte selbst bleibt im Archiv erhalten

Siehe auch Projekt-Feature.

4 · Zeit erfassen

Zeit → Mitarbeiter wählen → Woche navigieren

• Klick auf einen Halbstunden-Slot → Eintrag erstellen
• Drag über mehrere Slots → längerer Eintrag
• Projekt zuweisen (Pflichtfeld) — aus aktiven Projekten
• SIA-Phase zuweisen (optional, für detaillierte Auswertung)

Spezialfälle

• Ferien — eigener “Projekt”-Typ “Ferien”, in der Auswertung separat
• Krankheit/Absenz — eigener “Projekt”-Typ, ebenfalls separat
• Interne Stunden — z. B. Verwaltung, Marketing, IT — eigene interne Projekte

5 · Akonto-Rechnung

Während der Projektlaufzeit — typisch nach jeder abgeschlossenen SIA-Phase oder monatlich.

Rechnungen → Neu → Akonto

Rapport zieht automatisch die geleisteten Stunden aus der Zeiterfassung — die kannst du als Basis nehmen oder überschreiben.

PDF inkl. QR-Einzahlungsschein — siehe Rechnungen-Feature.

6 · Schlussrechnung

Nach Projektabschluss — Differenz aus Gesamthonorar minus aller Akonto-Beträge.

Rechnungen → Neu → Schlussrechnung

Rapport rechnet die bisherigen Akonto-Rechnungen automatisch ab:

Gesamthonorar (SIA / Pauschal / Stundensatz)
  −  Akonto-Rechnung 1
  −  Akonto-Rechnung 2
  −  Akonto-Rechnung 3
  =  Schlussrechnung

7 · Projektabschluss

Im Projekt → Status auf “Abgeschlossen”.

Das Projekt bleibt für historische Auswertungen sichtbar, taucht aber nicht mehr in der Zeiterfassungs-Auswahl auf.

Auswertungen

Wöchentlich / monatlich / am Jahresende:

• Zeit → Auswertungen — Stunden pro Mitarbeiter, pro Projekt, pro Phase
• Rechnungen → Übersicht — offene Beträge, bezahlt, Mahnungen
• Buchhaltung → Erfolgsrechnung — Einnahmen vs. Ausgaben
• Mitarbeiter → Lohnabrechnung — monatlich

Tipps aus dem Alltag

• Zeit jeden Tag erfassen statt rückwirkend — sonst gehen Details verloren
• Akonto regelmässig statt einmal am Schluss — Liquidität
• Backups vor Jahresabschluss — siehe Datenhaltung
• Briefbogen-Logo in hoher Auflösung — sieht im PDF besser aus