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Dokumentation
Arbeitsablauf

# Typischer Arbeitsablauf

Vom Erstkontakt mit dem Kunden bis zur Schlussrechnung — der typische Weg eines Projekts durch Rapport.

## Übersicht

      Kunde     →     Offerte    →    Projekt    →    Zeit   →    Akonto   →    Schluss
     anlegen        erstellen       (aus Offerte)   erfassen    -Rechnung      -Rechnung
                                                                      ↓
                                                                  QR-Schein

## 1 · Kunde anlegen

Kunden → Neu — siehe Einrichtung § 3.

Falls der Kunde später bestellt, lassen sich alle gesammelten Daten (Adresse, Honorartyp) direkt übernehmen.

## 2 · Offerte erstellen

Offerten → Neu

Feld | Inhalt
--- | ---
Kunde | aus Kundendatenbank wählen
Bezeichnung | Projekttitel (z. B. “Einfamilienhaus Müller, Bern”)
Honorartyp | Stundensatz / SIA 102 / Pauschal
Bauschätzwert | bei SIA — Bruttowert in CHF
Phasen | bei SIA — anzuklickende Phasen
Positionen | bei Stundensatz/Pauschal — Position, Beschreibung, Betrag

Mit PDF exportieren — fertige Offerte für den Kunden.

### Offerten-Status

Status | Bedeutung
--- | ---
Entwurf | noch nicht versandt
Versandt | beim Kunden, wartet auf Antwort
Angenommen | Kunde hat zugesagt — bereit zur Konvertierung
Abgelehnt | Kunde hat abgelehnt — Archiv

## 3 · Offerte → Projekt

Bei Status “Angenommen”: Knopf “In Projekt konvertieren”.

Das erzeugt:

- Ein neues Projekt mit den Daten der Offerte (Kunde, Bezeichnung, Honorar, Phasen)
- Eine Verknüpfung zwischen Offerte und Projekt
- Die Offerte selbst bleibt im Archiv erhalten

Siehe auch Projekt-Feature.

## 4 · Zeit erfassen

Zeit → Mitarbeiter wählen → Woche navigieren

- Klick auf einen Halbstunden-Slot → Eintrag erstellen
- Drag über mehrere Slots → längerer Eintrag
- Projekt zuweisen (Pflichtfeld) — aus aktiven Projekten
- SIA-Phase zuweisen (optional, für detaillierte Auswertung)

### Spezialfälle

- Ferien — eigener “Projekt”-Typ “Ferien”, in der Auswertung separat
- Krankheit/Absenz — eigener “Projekt”-Typ, ebenfalls separat
- Interne Stunden — z. B. Verwaltung, Marketing, IT — eigene interne Projekte

## 5 · Akonto-Rechnung

Während der Projektlaufzeit — typisch nach jeder abgeschlossenen SIA-Phase oder monatlich.

Rechnungen → Neu → Akonto

Feld | Inhalt
--- | ---
Projekt | aus aktiven Projekten
Bezug | “Akonto für Phase 31 — Vorprojekt”
Betrag | Stundensatz × Stunden, oder Phasenanteil × Bausumme
Fälligkeit | i. d. R. 30 Tage

Rapport zieht automatisch die geleisteten Stunden aus der Zeiterfassung — die kannst du als Basis nehmen oder überschreiben.

PDF inkl. QR-Einzahlungsschein — siehe Rechnungen-Feature.

## 6 · Schlussrechnung

Nach Projektabschluss — Differenz aus Gesamthonorar minus aller Akonto-Beträge.

Rechnungen → Neu → Schlussrechnung

Rapport rechnet die bisherigen Akonto-Rechnungen automatisch ab:

    Gesamthonorar (SIA / Pauschal / Stundensatz)
      −  Akonto-Rechnung 1
      −  Akonto-Rechnung 2
      −  Akonto-Rechnung 3
      =  Schlussrechnung

## 7 · Projektabschluss

Im Projekt → Status auf “Abgeschlossen”.

Das Projekt bleibt für historische Auswertungen sichtbar, taucht aber nicht mehr in der Zeiterfassungs-Auswahl auf.

## Auswertungen

Wöchentlich / monatlich / am Jahresende:

- Zeit → Auswertungen — Stunden pro Mitarbeiter, pro Projekt, pro Phase
- Rechnungen → Übersicht — offene Beträge, bezahlt, Mahnungen
- Buchhaltung → Erfolgsrechnung — Einnahmen vs. Ausgaben
- Mitarbeiter → Lohnabrechnung — monatlich

## Tipps aus dem Alltag

- Zeit jeden Tag erfassen statt rückwirkend — sonst gehen Details verloren
- Akonto regelmässig statt einmal am Schluss — Liquidität
- Backups vor Jahresabschluss — siehe Datenhaltung
- Briefbogen-Logo in hoher Auflösung — sieht im PDF besser aus

Einrichtung Datenhaltung