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title: Typischer Arbeitsablauf
linkTitle: Arbeitsablauf
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Vom Erstkontakt mit dem Kunden bis zur Schlussrechnung — der typische Weg eines Projekts durch Rapport.

## Übersicht

```text
  Kunde     →     Offerte    →    Projekt    →    Zeit   →    Akonto   →    Schluss
 anlegen        erstellen       (aus Offerte)   erfassen    -Rechnung      -Rechnung
                                                                  ↓
                                                              QR-Schein
```

## 1 · Kunde anlegen

**Kunden → Neu** — siehe [Einrichtung § 3](../einrichtung#3--kunden).

Falls der Kunde später bestellt, lassen sich alle gesammelten Daten (Adresse, Honorartyp) direkt übernehmen.

## 2 · Offerte erstellen

**Offerten → Neu**

| Feld | Inhalt |
|---|---|
| **Kunde** | aus Kundendatenbank wählen |
| **Bezeichnung** | Projekttitel (z. B. "Einfamilienhaus Müller, Bern") |
| **Honorartyp** | Stundensatz / SIA 102 / Pauschal |
| **Bauschätzwert** | bei SIA — Bruttowert in CHF |
| **Phasen** | bei SIA — anzuklickende Phasen |
| **Positionen** | bei Stundensatz/Pauschal — Position, Beschreibung, Betrag |

Mit *PDF exportieren* — fertige Offerte für den Kunden.

### Offerten-Status

| Status | Bedeutung |
|---|---|
| **Entwurf** | noch nicht versandt |
| **Versandt** | beim Kunden, wartet auf Antwort |
| **Angenommen** | Kunde hat zugesagt — bereit zur Konvertierung |
| **Abgelehnt** | Kunde hat abgelehnt — Archiv |

## 3 · Offerte → Projekt

Bei Status **"Angenommen"**: Knopf **"In Projekt konvertieren"**.

Das erzeugt:

- Ein neues Projekt mit den Daten der Offerte (Kunde, Bezeichnung, Honorar, Phasen)
- Eine Verknüpfung zwischen Offerte und Projekt
- Die Offerte selbst bleibt im Archiv erhalten

Siehe auch [Projekt-Feature](../../features/projekte).

## 4 · Zeit erfassen

**Zeit → Mitarbeiter wählen → Woche navigieren**

- **Klick** auf einen Halbstunden-Slot → Eintrag erstellen
- **Drag** über mehrere Slots → längerer Eintrag
- **Projekt zuweisen** (Pflichtfeld) — aus aktiven Projekten
- **SIA-Phase** zuweisen (optional, für detaillierte Auswertung)

### Spezialfälle

- **Ferien** — eigener "Projekt"-Typ "Ferien", in der Auswertung separat
- **Krankheit/Absenz** — eigener "Projekt"-Typ, ebenfalls separat
- **Interne Stunden** — z. B. Verwaltung, Marketing, IT — eigene interne Projekte

## 5 · Akonto-Rechnung

Während der Projektlaufzeit — typisch nach jeder abgeschlossenen SIA-Phase oder monatlich.

**Rechnungen → Neu → Akonto**

| Feld | Inhalt |
|---|---|
| **Projekt** | aus aktiven Projekten |
| **Bezug** | "Akonto für Phase 31 — Vorprojekt" |
| **Betrag** | Stundensatz × Stunden, oder Phasenanteil × Bausumme |
| **Fälligkeit** | i. d. R. 30 Tage |

Rapport zieht automatisch die geleisteten Stunden aus der Zeiterfassung — die kannst du als Basis nehmen oder überschreiben.

PDF inkl. **QR-Einzahlungsschein** — siehe [Rechnungen-Feature](../../features/rechnungen).

## 6 · Schlussrechnung

Nach Projektabschluss — Differenz aus Gesamthonorar minus aller Akonto-Beträge.

**Rechnungen → Neu → Schlussrechnung**

Rapport rechnet die bisherigen Akonto-Rechnungen automatisch ab:

```text
Gesamthonorar (SIA / Pauschal / Stundensatz)
  −  Akonto-Rechnung 1
  −  Akonto-Rechnung 2
  −  Akonto-Rechnung 3
  =  Schlussrechnung
```

## 7 · Projektabschluss

Im Projekt → Status auf **"Abgeschlossen"**.

Das Projekt bleibt für historische Auswertungen sichtbar, taucht aber nicht mehr in der Zeiterfassungs-Auswahl auf.

## Auswertungen

Wöchentlich / monatlich / am Jahresende:

- **Zeit → Auswertungen** — Stunden pro Mitarbeiter, pro Projekt, pro Phase
- **Rechnungen → Übersicht** — offene Beträge, bezahlt, Mahnungen
- **Buchhaltung → Erfolgsrechnung** — Einnahmen vs. Ausgaben
- **Mitarbeiter → Lohnabrechnung** — monatlich

## Tipps aus dem Alltag

- **Zeit jeden Tag erfassen** statt rückwirkend — sonst gehen Details verloren
- **Akonto regelmässig** statt einmal am Schluss — Liquidität
- **Backups** vor Jahresabschluss — siehe [Datenhaltung](../datenhaltung)
- **Briefbogen-Logo** in hoher Auflösung — sieht im PDF besser aus