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title: Typischer Arbeitsablauf
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linkTitle: Arbeitsablauf
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toc: true
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Vom Erstkontakt mit dem Kunden bis zur Schlussrechnung — der typische Weg eines Projekts durch Rapport.
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## Übersicht
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```text
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Kunde → Offerte → Projekt → Zeit → Akonto → Schluss
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anlegen erstellen (aus Offerte) erfassen -Rechnung -Rechnung
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↓
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QR-Schein
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```
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## 1 · Kunde anlegen
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**Kunden → Neu** — siehe [Einrichtung § 3](../einrichtung#3--kunden).
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Falls der Kunde später bestellt, lassen sich alle gesammelten Daten (Adresse, Honorartyp) direkt übernehmen.
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## 2 · Offerte erstellen
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**Offerten → Neu**
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| Feld | Inhalt |
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|---|---|
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| **Kunde** | aus Kundendatenbank wählen |
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| **Bezeichnung** | Projekttitel (z. B. "Einfamilienhaus Müller, Bern") |
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| **Honorartyp** | Stundensatz / SIA 102 / Pauschal |
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| **Bauschätzwert** | bei SIA — Bruttowert in CHF |
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| **Phasen** | bei SIA — anzuklickende Phasen |
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| **Positionen** | bei Stundensatz/Pauschal — Position, Beschreibung, Betrag |
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Mit *PDF exportieren* — fertige Offerte für den Kunden.
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### Offerten-Status
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| Status | Bedeutung |
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| **Entwurf** | noch nicht versandt |
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| **Versandt** | beim Kunden, wartet auf Antwort |
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| **Angenommen** | Kunde hat zugesagt — bereit zur Konvertierung |
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| **Abgelehnt** | Kunde hat abgelehnt — Archiv |
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## 3 · Offerte → Projekt
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Bei Status **"Angenommen"**: Knopf **"In Projekt konvertieren"**.
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Das erzeugt:
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- Ein neues Projekt mit den Daten der Offerte (Kunde, Bezeichnung, Honorar, Phasen)
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- Eine Verknüpfung zwischen Offerte und Projekt
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- Die Offerte selbst bleibt im Archiv erhalten
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Siehe auch [Projekt-Feature](../../features/projekte).
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## 4 · Zeit erfassen
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**Zeit → Mitarbeiter wählen → Woche navigieren**
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- **Klick** auf einen Halbstunden-Slot → Eintrag erstellen
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- **Drag** über mehrere Slots → längerer Eintrag
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- **Projekt zuweisen** (Pflichtfeld) — aus aktiven Projekten
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- **SIA-Phase** zuweisen (optional, für detaillierte Auswertung)
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### Spezialfälle
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- **Ferien** — eigener "Projekt"-Typ "Ferien", in der Auswertung separat
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- **Krankheit/Absenz** — eigener "Projekt"-Typ, ebenfalls separat
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- **Interne Stunden** — z. B. Verwaltung, Marketing, IT — eigene interne Projekte
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## 5 · Akonto-Rechnung
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Während der Projektlaufzeit — typisch nach jeder abgeschlossenen SIA-Phase oder monatlich.
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**Rechnungen → Neu → Akonto**
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| Feld | Inhalt |
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|---|---|
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| **Projekt** | aus aktiven Projekten |
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| **Bezug** | "Akonto für Phase 31 — Vorprojekt" |
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| **Betrag** | Stundensatz × Stunden, oder Phasenanteil × Bausumme |
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| **Fälligkeit** | i. d. R. 30 Tage |
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Rapport zieht automatisch die geleisteten Stunden aus der Zeiterfassung — die kannst du als Basis nehmen oder überschreiben.
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PDF inkl. **QR-Einzahlungsschein** — siehe [Rechnungen-Feature](../../features/rechnungen).
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## 6 · Schlussrechnung
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Nach Projektabschluss — Differenz aus Gesamthonorar minus aller Akonto-Beträge.
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**Rechnungen → Neu → Schlussrechnung**
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Rapport rechnet die bisherigen Akonto-Rechnungen automatisch ab:
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```text
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Gesamthonorar (SIA / Pauschal / Stundensatz)
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− Akonto-Rechnung 1
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− Akonto-Rechnung 2
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− Akonto-Rechnung 3
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= Schlussrechnung
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## 7 · Projektabschluss
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Im Projekt → Status auf **"Abgeschlossen"**.
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Das Projekt bleibt für historische Auswertungen sichtbar, taucht aber nicht mehr in der Zeiterfassungs-Auswahl auf.
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## Auswertungen
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Wöchentlich / monatlich / am Jahresende:
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- **Zeit → Auswertungen** — Stunden pro Mitarbeiter, pro Projekt, pro Phase
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- **Rechnungen → Übersicht** — offene Beträge, bezahlt, Mahnungen
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- **Buchhaltung → Erfolgsrechnung** — Einnahmen vs. Ausgaben
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- **Mitarbeiter → Lohnabrechnung** — monatlich
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## Tipps aus dem Alltag
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- **Zeit jeden Tag erfassen** statt rückwirkend — sonst gehen Details verloren
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- **Akonto regelmässig** statt einmal am Schluss — Liquidität
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- **Backups** vor Jahresabschluss — siehe [Datenhaltung](../datenhaltung)
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- **Briefbogen-Logo** in hoher Auflösung — sieht im PDF besser aus
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